Quiz # 4 Human Resource Information System (HRIS)

***** Human Resource Information System (HRIS) ในกรณีที่บริษัทของท่านมีสาขาอยู่ทั่วทุกภาค มีพนักงานมากกว่า 10,000 คน ท่านสามารถนำระบบ HRISมาประยุกต์ใช้ในบริษัทของท่านอย่างไร จึงจะเกิดประสิทธิภาพสูงสุด******
ปัจจุบันเป็นการทำงานในยุคดิจิตอลและมีการแข่งขันกันสูง การทำงานต้องกระชับ ถูกต้อง รวดเร็ว ดังนั้นองค์กรใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมากถึง 10,000 คนและมีหลายสาขาอยู่ทั่วภูมิภาคแบบนี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องปรับตัวให้เป็นองค์กรยุคใหม่ซึ่งจะมุ่งพัฒนา ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์และระบบข้อมูลในการจัดการทรัพยากรมนุษย์ ให้ทันสมัยและก้าวหน้าไปอย่างไม่หยุดนิ่ง เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันขององค์กรในโลกธุรกิจ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยภายนอกต่าง ๆ ที่อาจเกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์นั้น เกิดขึ้นตลอดเวลา หากองค์กรขาดการจัดการที่ดีในเรื่องของ การรับรู้ข้อมูลข่าวสาร ก็อาจจะทำให้พลาดการรับรู้ข่าวสารและโอกาสสำคัญต่าง ๆ ได้
องค์กรควรประยุกต์ใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรมากขึ้น โดยให้มีความสามารถเชื่อมโยงตั้งแต่การเดินเข้ามาสมัครงานจนถึงการลาออกจากบริษัท ซึ่งถือว่าเป็นระบบใหญ่ ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ควรนำมาประยุกต์ใช้ในกระบวนการจัดการทรัพยากรมนุษย์มีดังต่อไปนี้
1. ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน (Personal base system)
ระบบงานด้านการจัดการทรัพยากรมนุษย์จะซับซ้อนและใช้เวลามาก ดังนั้น ระบบการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร ข้อมูลประวัติพนักงาน การกำหนดค่าเริ่มต้นของระบบ และรหัสพื้นฐานต่าง ๆ เช่น รหัสหน่วยงาน รหัสตำแหน่ง เป็นต้น ซึ่งข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้ จะถูกนำไปใช้ร่วมกับระบบงานอื่น ๆ ได้ในลักษณะของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (relationship database) ระบบข้อมูลพื้นฐานนี้ จะเป็นส่วนช่วยในการเชื่อมโยงระบบอื่นเข้าด้วยกัน เนื่องจากเป็นการแบ่งการใช้ฐานข้อมูลร่วมกัน ดังนั้นหากไม่มีข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้ระบบอื่น ก็อาจจะไม่สามารถทำงานได้ หรืออาจจะทำงานซ้ำซ้อนกัน ซึ่งจะทำให้เสียเวลาและสิ้นเปลืองทรัพยากร ระบบนี้จะเป็นส่วนที่เก็บข้อมูลรายละเอียดของพนักงานแต่ละคน เช่น ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเกี่ยวกับการเสียภาษี สรุปเวลาทำงาน ประวัติการประเมินผลงาน ตลอดจนเอกสารสำคัญต่างๆ ซึ่งอาจเก็บในรูปของไฟล์รูปภาพ เช่น รูปของพนักงาน สำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน เป็นต้น ความสามารถของระบบที่ควรจะมีเพื่อตอบสนองการใช้งานได้แก่

1.1 สามารถสร้างเงื่อนไขในการพิมพ์รายงานได้ไม่จำกัด และสามารถเก็บบันทึกเงื่อนไขที่ใช้เป็นประจำในแต่ละรายงานได้
1.2 ข้อมูลประวัติของพนักงานควรจะต้องครบถ้วน สมบูรณ์แบบ มีประสิทธิภาพ และมีความทันสมัยตลอดเวลา
1.3 มีระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล สามารถกำหนดสิทธิในการเข้าใช้งานโปรแกรม หรือการเรียกใช้ข้อมูล สำหรับผู้ใช้งานแต่ละคนได้
1.4 สามารถพิมพ์รายงานได้ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ ขึ้นอยู่กับความต้องการนำไปใช้ขององค์กร
1.5 สามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลได้หลายรูปแบบ เพื่อความรวดเร็วในการทำงาน
1.6 ระบบการติดต่อกับผู้ใช้ (user interface) ควรจะเข้าใจง่าย แม้พื้นฐานความรู้ของผู้ใช้จะแตกต่างกันก็ตาม
1.7 ควรมีความสามารถในด้านเครือข่าย เพื่อตอบสนองการทำงานร่วมกันของหน่วยงานในองค์กร ซึ่งอาจจะแบ่งแยกเป็นหลายสาขา
1.8 ต้องมีระบบการสำรองข้อมูล (data backup and restore) เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกรณีฉุกเฉิน

2. ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน (Time attendance)
ในปัจจุบันได้มีการพัฒนาเครื่องบันทึกเวลา จากอดีตที่เคยใช้เครื่องตอกบัตรมาเป็นเครื่องรูดบัตร มีการเก็บบันทึกข้อมูลเวลาไว้ในหน่วยความจำของเครื่องรูดบัตร ซึ่งสามารถจะดึงข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่คอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผลได้ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการไปเก็บบัตรตอกมาตรวจสอบ แล้วก็ต้องนำกลับไปไว้ที่เดิม จากความก้าวหน้าดังกล่าว ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ดี จึงควรมีความสามารถในการบริหารเวลาในระบบงาน โดยอาจเพิ่มเติมความสามารถอื่น ๆ เข้าไปด้วย เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น

2.1 สามารถใช้งานร่วมกับเครื่องรูดบัตรได้ทุกยี่ห้อ
2.2 สามารถกำหนดแผนการทำงานของพนักงานได้ล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นพนักงานรายเดือน รายวัน หรือพนักงานที่ต้องมีการเข้ากะที่แตกต่างกัน
2.3 สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานที่ข้ามวันได้ เช่น การเข้าทำงานกะในคืนวันหนึ่ง และไปเลิกงานในตอนเช้าของอีกวันหนึ่ง เป็นต้น
2.4 มีรายงานข้อผิดพลาดต่าง ๆ ได้หลากหลาย เช่น พนักงานไม่รูดบัตรเข้าหรือออก รายงานการมาสาย หรือเลิกงานก่อนเวลา
2.5 สามารถแสดงสถิติการหยุดงาน การป่วย ลา ขาด สาย ของพนักงานแต่ละคน หรือเป็นหน่วยงาน ในแต่ละช่วงเวลา อาจสามารถแสดงเป็นกราฟเพื่อเสนอผู้บริหารได้
2.6 มีระบบเอกสารสำหรับรองรับการปรับปรุงข้อมูลเวลา ในกรณีที่จำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล เช่น ใบแลกกะ ใบปรับเวลาการทำงาน ใบบันทึกกรณีลืมรูดบัตร ใบบันทึกการลา เป็นต้น

3. ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน (Payroll system)
ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือนของแต่ละองค์กร อาจมีรูปแบบที่แตกต่างกัน อีกทั้งเงื่อนไขในการคิดคำนวณก็ไม่เหมือนกัน นอกจากนี้ รายได้บางประเภทอาจกำหนดตัวเลขในการคำนวณไว้แตกต่างกัน ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน หรือช่วงเวลาทำงานในวันนั้น ๆ เช่น ค่ากะ ค่าอาหาร เบี้ยเลี้ยงการเดินทาง เป็นต้น โดยที่เงื่อนไขเหล่านี้ อาจมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้ เพื่อให้เหมาะสมกับสภาพเศรษฐกิจในอนาคต ดังนั้น ในระบบของการจ่ายเงินเดือน ผู้ใช้งานจึงควรที่จะสามารถกำหนดเงื่อนไข และสูตรการคำนวณรายได้หรือเงินหักต่าง ๆ ได้เองตลอดเวลา โดยไม่ต้องทำการแก้ไขที่ตัวโปรแกรมแต่อย่างใด ความสามารถของระบบนี้ที่ควรจะมี ได้แก่

3.1 มีความยืดหยุ่นในการเพิ่มหรือลดสูตรคำนวณ ตลอดจนเงื่อนไขต่าง ๆ ในการคำนวณรายได้และเงินหัก
3.2 สามารถจัดส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ในรูปแบบที่ต้องการของแต่ละธนาคารได้ สำหรับการจ่ายเงินเดือนผ่านทางธนาคาร
3.3 สามารถจัดส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้ เช่น ข้อมูลกองทุนประกันสังคม รายงานด้านภาษีสำหรับส่งกรมสรรพกร เป็นต้น
3.4 สามารถกำหนดเงื่อนไขสำหรับการหักกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้หลายอย่าง และสามารถกำหนดรูปแบบของรายงานได้ตามที่แต่ละกองทุนกำหนดรูปแบบไว้
3.5 สามารถที่จะส่งและรับข้อมูล (import-export data) ที่เกี่ยวกับรายได้ ในรูปแบบไฟล์อื่น ๆ ได้ เช่น ในรูปของไฟล์ Excel เป็นต้น
3.6 สามารถพิมพ์รายงานด้านภาษีได้ครอบคลุมทุกรูปแบบ เช่น ภงด.1 ภงด.1ก ภงด.91 50 ทวิ เป็นต้น

4. ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนขั้นตำแหน่ง (Promotion and evaluation system)
ระบบการประเมินผลงานในปัจจุบันของแต่ละองค์กร จะมีรูปแบบที่หลากหลาย จนไม่อาจถือว่าเป็นมาตรฐานได้ เพราะแต่ละระบบก็มีข้อดี-ข้อเสียที่แตกต่างกัน มีความเหมาะสมกับแต่ละองค์กรไม่เหมือนกัน ดังนั้น ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ดีจึงควรมีความยืดหยุ่นในเรื่องดังกล่าว ระบบควรที่จะสามารถสร้างใบประเมินได้ โดยที่หัวข้อการประเมินนั้นสามารถกำหนดได้ตามกลุ่มของพนักงาน ซึ่งจะมีความแตกต่างกันทั้งในเรื่องหัวข้อที่พึงประเมิน เงื่อนไข และการให้คะแนน และหลังจากที่ทำการประเมินจนได้ผลคะแนนออกมาแล้ว ก็น่าที่จะมีรูปแบบจำลองวิธีการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายเงินโบนัส เพื่อควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนด หรือนำผลที่ได้จากแบบจำลองต่าง ๆ เหล่านั้นมาเปรียบเทียบกันก่อนที่จะมีการตัดสินใจปรับเงินเดือนหรือจ่ายโบนัส นอกจากนี้ ยังจะต้องมีการเก็บบันทึกประวัติการประเมินผลงาน ประวัติการเลื่อนชั้นตำแหน่ง การทำความดีหรือถูกลงโทษ ประวัติการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายเงินโบนัสไว้ทุกครั้งโดยอัตโนมัติ เพื่อสามารถเรียกดูประวัติการประเมินผลย้อนหลังได้เมื่อต้องการ ดังนั้น ความสามารถเด่นๆ ที่พึงมีในระบบนี้ได้แก่

4.1 สามารถกำหนดหัวข้อในการประเมินได้ไม่จำกัด สามารถจัดกลุ่มหรือแยกวัตถุประสงค์ในการประเมินต่าง ๆ กันได้ตามความต้องการ เช่น ประเมินเพื่อขึ้นเงินเดือน ประเมินเพื่อเลื่อนตำแหน่ง หรือประเมินเพื่อจ่ายโบนัส เป็นต้น
4.2 สามารถกำหนดหัวข้อการประเมินได้ไม่จำกัด และสามารถสร้างใบประเมินออกมาได้
4.3 สามารถตั้งเงื่อนไข หรือสูตรคำนวณคะแนนสำหรับการประเมินได้
4.4 สามารถสร้างแบบจำลองการปรับเงินเดือนได้หลายรูปแบบ เพื่อให้ผู้บริหารนำมาประกอบการตัดสินใจ
4.5 สามารถเก็บบันทึกประวัติการประเมินผล, การปรับเงินเดือน หรือการเลื่อนตำแหน่ง พร้อมทั้งเหตุผลในการปรับ เป็นต้น

5. ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม (Training and development system)
หลายองค์กรในปัจจุบัน ต่างพยายามมุ่งพัฒนาคุณภาพการทำงาน ทั้งการผลิตและบริการ เพื่อให้ได้การรับรองมาตรฐานที่ทั่วโลกยอมรับ เช่น มาตรฐาน ISO เพราะการได้มาซึ่งการรับรองมาตรฐานนั้น จะทำให้สามารถแข่งขันในธุรกิจ และได้รับการยอมรับว่า องค์กรนั้นมีคุณภาพและประสิทธิภาพ จากกระแสในเรื่องของการมุ่งสู่มาตรฐานสากลนี้เอง มีข้อกำหนดให้องค์กรจะต้องจัดการในเรื่องของการพัฒนาและฝึกอบรมให้เป็นระบบ สามารถยืนยันและสอบกลับได้ว่า บุคคลนั้น ได้รับการฝึกอบรมในงานที่ต้องรับผิดชอบมาอย่างถูกต้อง องค์กรจะต้องกำหนดใบพรรณนาลักษณะงานของแต่ละตำแหน่งงาน ซึ่งประกอบด้วย หน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ อำนาจในการบริหาร คุณสมบัติของบุคลากร และหลักสูตรที่จะต้องได้รับการฝึกอบรม เป็นต้น เพื่อให้บุคลากรมีคุณภาพเหมาะสมกับตำแหน่งงาน การที่จะตรวจสอบว่าบุคลากรผู้ใด ได้ผ่านการอบรมครบตามข้อกำหนดแล้วหรือไม่นั้น เป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาและกำลังคนเป็นอย่างมาก ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ดี จึงควรที่จะต้องรองรับในเรื่องนี้ เช่น การเก็บประวัติการฝึกอบรมของบุคลากรแต่ละคน เพื่อใช้ตรวจสอบว่าได้ผ่านการฝึกอบรมในเรื่องใดมาบ้างแล้ว และยังมีหลักสูตรใดที่ยังไม่ได้รับการฝึกอบรม ระบบควรที่จะสามารถสร้างรายงานออกมาได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ หลังจากฝึกอบรมแล้ว ระบบก็ต้องสามารถบันทึกผลการประเมินผลไว้ได้ เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย หรือคัดเลือกบุคลากรในการส่งเสริมให้มีการพัฒนาหรือปรับเปลี่ยนตำแหน่งในอนาคต ดังนั้น องค์ประกอบที่ควรจะมีในระบบนี้ ได้แก่

5.1 สามารถจัดทำแผนการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน หรือแต่ละตำแหน่งงานออกมาได้โดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งประมาณการค่าใช้จ่ายต่างๆ เพื่อให้สามารถจัดเตรียมงบประมาณได้
5.2 บันทึกประวัติและผลการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน ว่าเคยฝึกอบรมในหลักสูตรใดมาบ้าง และสามารถที่จะพิมพ์รายงานออกมาได้
5.3 สามารถเก็บบันทึกผลการประเมินการฝึกอบรมในแต่ละหลักสูตร ทั้งในเรื่องของวิทยากร ผลที่ได้รับ เนื้อหา ค่าใช้จ่าย เป็นต้น เพื่อนำมาวิเคราะห์สำหรับการวางแผนฝึกอบรมในครั้งต่อไป
5.4 สามารถพิมพ์รายงานสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรม ตามเงื่อนไขต่าง ๆ เช่น แยกเป็นแต่ละหน่วยงาน แยกตามหลักสูตร หรือแยกเป็นปีงบประมาณ เป็นต้น เพื่อนำเสนอผู้บริหารได้

6. ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน (Welfare system)
ในองค์กรต่าง ๆ จะมีการจัดสวัสดิการอื่นให้กับพนักงาน นอกเหนือจากค่าจ้างและเงินเดือน ทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่ใช่ตัวเงิน ประเภทของสวัสดิการก็มีแตกต่างกันไปตามความสามารถขององค์กร สวัสดิการบางอย่างมีการจำกัดจำนวนการใช้ บางอย่างจำกัดวงเงินในการใช้ และสวัสดิการบางอย่างก็จำกัดเฉพาะบางตำแหน่งเท่านั้น ความสามารถของระบบที่จะมาควบคุมในเรื่องการจัดสวัสดิการ จึงควรประกอบด้วย

6.1 รายงานประเภทของสวัสดิการต่างๆ ที่องค์กรจัดให้กับพนักงาน ตลอดจนเงื่อนไขในการใช้สวัสดิการนั้น ๆ
6.2 สามารถแจ้งเตือนให้ทราบได้ว่า พนักงานคนใดได้ใช้สวัสดิการใดเกินกว่าที่องค์กรกำหนดแล้ว พร้อมทั้งสามารถรายงานรายละเอียดต่าง ๆ ได้
6.3 ในกรณีการเบิกค่ารักษาพยายบาล สามารถที่จะนำมาวิเคราะห์ถึงโรคหรืออาการที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ กับพนักงาน เพื่อวางแผนป้องกันได้
6.4 สามารถสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดสวัสดิการแต่ละปี เพื่อนำไปวางแผนงบประมาณปีต่อไป
6.5 สามารถเชื่อมโยงกับระบบการจ่ายเงินเดือนได้ โดยไม่ต้องไปทำการบันทึกข้อมูลใหม่
6.6 สามารถแจ้งให้ทราบถึงความผิดพลาด เมื่อมีการขอใช้สวัสดิการใด ๆ ที่ผิดเงื่อนไขที่องค์กรกำหนด เช่น พนักงานระดับล่าง ไม่สามารถขอเบิกสวัสดิการที่จัดไว้สำหรับผู้บริหารได้ เป็นต้น

7. ระบบการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment system)
เมื่อมีการลงทุนนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์กร ก็ควรมีการวางแผนการใช้เทคโนโลยีเหล่านั้น ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ระบบการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรสามารถประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ได้ ระบบนี้จะแยกข้อมูลออกจากระบบอื่น ๆ ที่กล่าวมาแล้วข้างต้น เนื่องจากผู้สมัครแต่ละคนยังไม่ผ่านการคัดเลือกเข้าเป็นพนักงานขององค์กร แต่อย่างไรก็ตามเมื่อผ่านกระบวนการคัดเลือกแล้ว เช่น การทดสอบหรือการสัมภาษณ์ ระบบจะสามารถโอนข้อมูลพนักงานนั้น เข้าสู่ระบบได้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องไปบันทึกประวัติพนักงานซ้ำอีก ดังนั้นระบบจึงควรมีความสามารถรองรับในเรื่องต่อไปนี้

7.1 การออกรายงาน หรือแบบฟอร์มรายชื่อผู้สมัคร เพื่อนำไปใช้ในการสอบสัมภาษณ์ โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขต่าง ๆ ในการออกรายงานได้ เช่น ตำแหน่งที่สมัครงาน ช่วงอายุของผู้สมัคร ระดับการศึกษา เพศ เป็นต้น
7.2 สามารถบันทึกรายละเอียดผลของการสัมภาษณ์ หรือผลของการทดสอบ เพื่อประกอบการตัดสินใจในการคัดเลือก
7.3 สามารถโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ เข้าสู่ระบบกลาง โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลใหม่

8. ระบบย่อยอื่น ๆ (Other) เช่น
ระบบงานบริการข้อมูลด้วยตนเอง(Employee Self Service) - ในระหว่างที่พนักงานปฏิบัติงานอยู่ภายในบริษัทนั้นพนักงานสามารถแก้ไขระเบียนประวัติของตนเองได้- อนุมัติคำร้อง- ขออนุมัติการฝึกอบรม- ดูรายรับ-รายจ่าย ด้วยตัวเองผ่านทางเว็บ
- เบิกสวัสดิการต่าง ๆ
- หรือบันทึกใบลา

จากการที่ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีในปัจจุบันเปลี่ยนไปอย่างเร็วมาก การทำงานแบบต่างคนต่างทำ เปลี่ยนไปเป็นการทำงานร่วมกันบนเครือข่ายคอมพิวเตอร ดังนั้นเมื่อองค์กรได้นำระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์เข้ามาใช้งานแล้ว จึงควรวางแผนการใช้ให้คุ้มค่า เช่น อาจจะนำมาใช้สำหรับ การประกาศข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ แทนการออกเป็นหนังสือเวียน การนำมาใช้สำหรับการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร ในรูปแบบของการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) การนำมาใช้เก็บข้อมูลสำหรับผู้มาติดต่อ หรืออื่น ๆ ซึ่งแล้วแต่ว่าองค์กรจะกำหนดนโยบายอย่างไร พึงจำไว้เสมอว่าการลงทุนนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์กรนั้น ในช่วงเริ่มแรกจะเป็นการลงทุนที่มีมูลค่าค่อนข้างสูง ซึ่งถ้าองค์กรนำมาใช้ประโยชน์ได้ไม่เต็มที่ ผู้บริหารจะมองว่าเป็นการลงทุนที่สูญเปล่า ดังนั้นผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้ จึงต้องพิจารณาให้รอบคอบ ก่อนการตัดสินใจจัดหาระบบเข้ามาใช้ในองค์กร

ประโยชน์ของการนำระบบสารสนเทศ HRIS มาใช้ มีดังต่อไปนี้
1. การทำงานมีความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลมากขึ้น
ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างถูกต้องและเชื่อถือได้, สามารคิดคำนวณได้อย่างถูกต้องแม่นยำกว่า และมีรายละเอียดครบถ้วน, ข้อมูลตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน

2. การทำงานได้รวดเร็วขึ้น
ระบบคอมพิวเตอร์สามารถคำนวณ แยกข้อมูล รวบรวมข้อมูล ปรับปรุงข้อมูลและรายงานได้รวดเร็วกว่าการใช้มือทำ นอกจากนี้ ยังมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยนให้ตรงตามความต้องการในการใช้งานได้ง่าย

3. สามารถทำงานได้หลายอย่างและซับซ้อน
คอมพิวเตอร์สามารถทำงายที่ยุ่งยากและซับซ้อนดีกว่ามนุษย์ทำ เช่น คอมพิวเตอร์ช่วยในการคัดเลือกคนความสามารถที่จะค้นหาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าง ซึ่งจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการหาคนเข้าตำแหน่งจากภายนอกในเมื่อมีผู้มีคุณสมบัติอยู่แล้ว, ช่วยคิดค่าใช้จ่าย, ช่วยตัดสินใจเกี่ยวกับการงานแผนอาชีพ, การจัดโครงสร้างองค์กร

4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ระบบคอมพิวเตอร์สามารถรวบรวมข้อมูลทุกรายการมาใช้ประโยชน์ สำหรับผู้บริหารในการ ตัดสินใจวางแผนและควบคุมการบริหารองค์กรในการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการปฏิบัติงาน องค์กรไม่อาจลอกเลียแบบมาจากองค์กรอื่น ๆ ได้ ดังนั้นในการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานทรัพยากรมนุษย์จึงจำเป็นต้องพิจารณาถึง ขอบเขต, เนื้อหา, โครงสร้างและขั้นตอนการดำเนินการที่เหมาะสม

บทสรุป
การที่องค์กรสามารถประยุกต์ใช้ HRIS ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย เช่น ลดกำลังคนและขั้นตอนในการทำงาน ทำให้เจ้าหน้าที่มีเวลาเหลือพอที่จะวิเคราะห์ ทบทวนงาน นอกจากนี้ยังก่อให้เกิดความสะดวกทางด้านการสื่อสาร การติดตามงาน การลดพื้นที่จัดเก็บแฟ้มข้อมูล และยังช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้นอีกด้วย

ข้อคิดอีกประการหนึ่งก็คือ การเก็บข้อมูลดิบมักไม่ค่อยมีประโยชน์ต่อการนำไปใช้ การเก็บข้อมูลในรูปความรู้ หรือบทสรุปเชิงวิเคราะห์ จะเป็นประโยชน์มากกว่า นั่นคือควรมุ่งเน้นไปที่การจัดเก็บสารสนเทศที่ผ่านกระบวนการวิเคราะห์ ตีค่า และประมวลผลแล้วมากกว่า นอกจากนี้ผู้บริหารยังควรให้ความสำคัญกับการนำสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในการบริหารงาน ด้วย มิฉะนั้นผลที่ได้อาจไม่คุ้มต่อการลงทุน
เราต้องเข้าใจว่าการประยุกต์ใช้ HRIS ก็เพื่อช่วยเรื่องการจัดกระบวนงาน โดยไม่ลืมว่าเนื้อแท้ของการทำงานให้มีประสิทธิภาพก็ยังคงต้องอาศัยมันสมองของมนุษย์อยู่ดี ซึ่งลักษณะสำคัญประการหนึ่งของ HRIS สำหรับการจัดการกระบวนงานอย่างมีประสิทธิภาพ ก็คือ การมีระบบที่ค่อนข้างเสถียร หรือเปลี่ยนแปลงโดยใช้เวลาระยะหนึ่ง อาจเป็นเดือน เป็นปี ที่มิใช่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง

ปัจจัยสำคัญประการหนึ่ง ที่ผู้บริหารควรพิจารณาก่อนตัดสินใจเลือกระบบ HRIS คือต้องแน่ใจว่าระบบดังกล่าว สามารถรองรับการทำงานที่องค์กรต้องการได้ เพราะเวลาที่มีการนำเสนอ ผู้พัฒนาระบบมักจะบอกว่า ระบบของตนทำอย่างนั้นได้ ทำอย่างนี้ได้ แต่มักจะไม่บอกว่า "ทำอย่างไร?" เมื่อติดตั้งระบบแล้ว ผู้ใข้จึงจะพบปัญหา ซึ่งก็อาจจะแก้ไขอะไรไม่ได้แล้วจะเห็นได้ว่าสิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดนั้น เป็นการนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กรและกับบุคลากรขององค์กร เพระเราถือว่า ทรัพยากรบุคคลเป็นสิ่งที่มีคุณค่า ที่จะนำพาองค์กรให้ก้าวหน้า อย่างไรก็ตาม ถึงแม้องค์กรจะมีระบบที่ดีเพียงใดก็ตาม แต่ถ้าบุคลากรภายในองค์กรไม่มีคุณภาพ และการขาดการนับสนุนจากฝ่ายบริหารแล้ว ระบบที่ดี ก็ไม่สามารถนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้